اصول طبقه بندی کالا در انبار مجموعه ای از قواعد برای شناسایی، گروه بندی، کدگذاری و جای دهی کالاها بر اساس مشخصات است. این اصول تعیین می کند هر قلم کالا کجا قرار بگیرد، با چه ترتیبی پیدا شده و چطور کنترل شود. وقتی انبار نظم و قاعده درستی نداشته باشد، برای فرستادن هر سفارش باید کل قفسه ها را زیرورو کنید.
طبقه بندی پیش از هر چیز به داده ها مربوط می شود؛ چیدن قفسه ها مرحله بعدی کار است. یعنی قبل از اینکه قفسه ای مرتب شود، باید معلوم باشد کالا بر چه اساسی دسته بندی شده و چه داده ای از آن ثبت می شود. در انبارهای کوچک، دسته بندی ساده و کدگذاری منظم کافی است.
اما انبارهای بزرگ به ساختار چند سطحی، بارکد، محل گذاری استاندارد و ثبت دیجیتال نیاز دارند. به همین دلیل، حتی تصمیم به اجاره انبار جدید هم بدون داشتن یک الگوی مشخص، فقط شلوغی و بی نظمی را به متراژ بزرگ تری منتقل می کند.
طبقه بندی کالا در انبار چیست؟
طبقه بندی کالا در انبار یعنی تقسیم همه اقلام موجود به گروه های مشخص بر اساس ویژگی های مشترک مثل ماهیت، کاربرد، ارزش یا نحوه نگهداری. در این حالت هر کالا جای ثابت و شناسه ای یکتا دارد و کارکنان می دانند هر چیز کجاست. طبقه بندی کالا از آن جهت مهم است که انبارهای صنعتی صدها یا هزاران قلم کالای متفاوت دارند.
وقتی این حجم از اقلام بدون ساختار انبار شوند، کنترل موجودی غیر ممکن می شود. ساختار درست این دسته بندی باید سه ویژگی داشته باشد: ساده و قابل فهم برای همه کارکنان انبار، جامع به طوری که همه اقلام فعلی و آینده را پوشش دهد و انعطاف پذیر تا با ورود کالای جدید به هم نریزد.
روش های استانداردی مثل تحلیل ABC ،FSN و VED هم همین هدف را با نگاه های مختلف (ارزش، سرعت گردش و اهمیت کاربردی) دنبال می کنند. نتیجه یک نظام منسجم است که در آن پیدا کردن کالا، ثبت حرکت و گزارش گیری همه طبق یک منطق مشترک انجام می شود.
اهمیت طبقه بندی کالا در انبار
وقتی یک سفارش فوری ثبت می شود و تیم انبار نمی داند کالا در کدام بخش قرار دارد، ضعف طبقه بندی خودش را نشان می دهد. سردرگمی در انبار وقت نیروها را می گیرد، سفارش را عقب می اندازد و مشتری را ناامید می کند. باید هوشمندانه کار کرد.
قانون پارتو می گوید ۸۰ درصد ارزش انبار فقط در ۲۰ درصد کالاهاست. نباید برای همه کالاها یک جور وقت گذاشت. آن ۲۰ درصد مهم تر را باید دقیق تر کنترل کرد. طبقه بندی یعنی از لحظه ورود تا خروج، مسیر هر کالا روشن باشد تا پرسنل بی دلیل دوندگی نکنند.
- کاهش زمان پیدا کردن و دسترسی به کالا
کاهش زمان پیدا کردن و دسترسی سریع، یکی از نتایج اصول طبقه بندی کالا در انبار است. وقتی هر گروه کالا جای مشخصی دارد، کارمند به جای گشتن بین راهروها مستقیم سراغ قفسه درست می رود. وقت ذخیره شده هم صرف سرعت بخشیدن به ارسال سفارش ها می شود. - استفاده بهینه از فضای انبار
کالای بدون دسته بندی، فضا را بی دلیل اشغال می کند. چون نمی توان فهمید کدام قلم جا دارد و کدام جا را درست انتخاب کرده است. با دسته بندی، اقلام هم خانواده کنار هم می نشینند، قفسه ها متناسب با ابعادشان انتخاب می شود و ظرفیت ذخیره سازی در همان متراژ قبلی بالا می رود. - افزایش دقت کنترل و شمارش موجودی
وقتی شمارش موجودی دقیق می شود که اقلام مشابه در یک محدوده مشخص باشند. در این حالت انبارگردانی گروه به گروه انجام می شود و مغایرت ها زودتر شناسایی می شوند. در روش ABC نیز کالاهای گروه A با کنترل دقیق تر و ثبت با دقت بالاتر همراه اند؛ یعنی جایی که ارزش متمرکز شده، دقت هم متمرکز می شود. - کاهش خطا در ورود، خروج و تحویل کالا
خطای رایج انبارها، تحویل کالای اشتباه به مشتری یا ثبت نادرست ورود و خروج است. وقتی هر کالا شناسه و محل ثابت دارد، احتمال برداشت اشتباه پایین می آید و مغایرت بین موجودی فیزیکی و سیستمی کمتر رخ می دهد.
معیارهای طبقه بندی کالا در انبار
پس از شناسایی کامل موجودی، نوبت به انتخاب معیارهای طبقه بندی می رسد. این انتخاب باید بر اساس تحلیل دقیقی از اهداف کسب وکار و ویژگی های محصولات صورت گیرد. آیا سرعت خروج کالا اولویت اصلی شماست یا مدیریت ارزش موجودی؟ آیا با کالاهای فاسدشدنی سر و کار دارید یا محصولات حجیم و سنگین؟
وقتی به این سوال ها جواب دهید، خیلی راحت تر می توانید از بین معیارهایی مثل تحلیل ABC، ماهیت محصول، ابعاد، نحوه انبارداری یا ارزش کالا، بهترین ترکیب را برای انبار خودتان انتخاب کنید. این مرحله به همفکری تیم های مختلف از جمله فروش، انبار و مالی نیاز دارد تا سیستم طبقه بندی، نیازهای همه بخش ها را پوشش دهد.
- نوع و ماهیت کالا
طبیعت فیزیکی و شیمیایی کالا اولین خط تفکیک است. مواد خوراکی، مواد شیمیایی، قطعات فلزی و کالاهای الکترونیکی هر کدام رفتار نگهداری متفاوتی دارند و نمی توانند در یک محدوده مشترک بمانند. دسته بندی بر این اساس از آسیب دیدگی کالا جلوگیری می کند. - میزان مصرف و گردش کالا
بعضی اقلام هفته ای چند بار از انبار خارج می شوند و بعضی ماه ها دست نخورده می مانند. طبقه بندی کالا در انبار بر مبنای سرعت گردش (روش FSN)، اقلام پرگردش را در دسترس ترین نقاط می گذارد و اقلام راکد را برای تصمیم گیری جدا می کند. نتیجه این روش، کوتاه شدن مسیر حرکت پرسنل است. - ارزش و اهمیت کالا
در تحلیل ABC، ارزش سالانه مصرف هر قلم از ضرب تعداد فروش در قیمت واحد به دست می آید. گروه A حدود ۱۰ تا ۲۰٪ اقلام را می سازد که ۷۰ تا ۸۰٪ ارزش موجودی اند و نیاز به محتاطانه ترین کنترل دارند. گروه B حدود ۳۰٪ اقلام و ۱۵ تا ۲۰٪ ارزش را داراست. گروه C نیز با حدود ۵۰٪ تعداد و ۵٪ ارزش، کنترل حداقلی نیاز دارد. - ابعاد، وزن و حجم کالا
کالاهای مختلف، نیاز متفاوتی به قفسه، فورک لیفت و مسیر جابجایی دارند. دسته بندی بر مبنای وزن و ابعاد مشخص می کند چه چیزی روی ریف بالا، چه چیزی در طبقه پایین و چه چیزی روی پالت در سطح زمین قرار بگیرد. - شرایط نگهداری کالا
بعضی کالاها دمای کنترل شده، رطوبت مشخص یا تهویه دائمی لازم دارند و نگهداری آنها در شرایط عادی، خرابی را در پی دارد. تفکیک بر مبنای شرایط نگهداری باعث می شود هر گروه در فضایی سازگار با نیاز قرار بگیرد. همچنین، هزینه های مربوط به شرایط نگهداری خاص، تنها باید برای اقلامی که واقعا به آن تجهیزات نیاز دارند، اختصاص می یابد. - تاریخ انقضا و ماندگاری
در انبارهای مواد غذایی، دارویی و آرایشی، تاریخ انقضا تعیین کننده اصلیِ نحوه چیدمان کالاهاست. در این انبارها باید از سیستم FEFO (خروج کالای با انقضای نزدیک تر) استفاده کرد تا از فاسد شدن کالاها و انباشت کالاهای تاریخ دار در انبار جلوگیری شود. این نوع مدیریت، ضایعات را کاهش می دهد. - میزان تقاضا و دفعات سفارش
بعضی اقلام به طور منظم و قابل پیش بینی سفارش داده می شوند و بعضی فقط در دوره های خاصی از سال تقاضا پیدا می کنند. طبقه بندی کالا در انبار بر این اساس به برنامه ریزی خرید و سطح موجودی کمک کرده و از کمبود در فصل پرمصرف یا انباشت در فصل کم مصرف جلوگیری می کند. - میزان دسترسی و سهولت جابه جایی
در تحلیل SDE، کالاها بر اساس راحتیِ تامین آن ها در بازار به سه دسته تقسیم می شوند: کمیاب، دشوار و آسان. کالا های کمیاب که تامین کنندگان محدودی دارند، نیاز به برنامه ریزی دقیق تر دارند تا موجودی شان تمام نشود. در مقابل، کالاهایی که به راحتی در بازار یافت می شوند، نیازی به انبار کردن حجم زیاد ندارند. این طبقه بندی، ریسک توقف عملیات ناشی از کمبود موجودی را مدیریت می کند.
مراحل طبقه بندی کالا در انبار
اگر انبار را بدون نقشه و برنامه ریزی بچینید، خیلی زود همه چیز به هم می ریزد؛ چون تصمیم های لحظه ای جای اصول درست را می گیرند. مدیریت انبار یک کار اتفاقی نیست و باید قدم به قدم پیش برود، وگرنه انبار بعد از چند ماه دوباره مثل روز اول آشفته می شود.
یک فرایند حرفه ای باید بتواند هم نیازهای فعلی انبار را پاسخ دهد و هم برای تغییرات آینده انعطاف داشته باشد. همچنین، طبقه بندی موفق باید برای کارکنان مختلف قابل فهم باشد. اگر اسم ها پیچیده، کدها نامفهوم و قوانین طوری باشند که فقط یک نفر از آنها سر در بیاورد، خطای نیروها در انبار قطعی است.
شناسایی و فهرست کردن کالاهای موجود
نخستین قدم در این مسیر، تعریف دقیق موجودی است؛ یعنی هیچ کالایی نباید بدون ثبت و شناسایی در انبار بماند. این کار با تهیه فهرست اقلام انجام می شود و شامل لیستی از نام، تعداد، واحد شمارش و ویژگی های کلی هر کالا است. بهترین منبع برای این فهرست، انبارگردانی جامع است که با شمارش فیزیکی همه اقلام انجام می شود.
در این مرحله بهتر است اقلام تکراری، متفرقه یا بدون مصرف شناسایی شوند. چون بعدها در تصمیم گیری برای گروه بندی، حذف یا کاهش سطح موجودی نقش مهمی دارند. همچنین اگر یک قلم جا بیفتد، در گروه بندی و کدگذاری مشکل ایجاد می شود. روش های استاندارد مدیریت موجودی هم همین مسئله را می گویند: اول داده کامل و درست جمع شده، بعد تحلیل و دسته بندی انجام شود.
تعیین معیارهای طبقه بندی کالا
پس از تهیه فهرست کامل اقلام، وقت آن است که مشخص شود کالاها بر چه اساسی از هم جدا شوند. این انتخاب باید بر اساس واقعیت عملیاتی انبار انجام شود. اگر تعداد زیادی از کالاهای شما حساس به دما هستند، شرایط نگهداری باید در اولویت معیارها باشد.
در مقابل، اگر تنوع کالا زیاد ولی حجم هر کدام کم است، ارزش و گردش مالی معیار اصلی می شود. در اینجا روش های استانداردی مثل تحلیل ABC (که بر پایه اصل پارتو است) به کمک شما می آیند تا کالاها را بر اساس ارزش مصرف سالانه شان اولویت بندی کنند.
هر معیار خروجی متفاوتی دارد؛ معیار ارزش، گروه های A/B/C می سازد و معیار گردش، اقلام سریع و کند را جدا می کند. در اکثر موارد ترکیب دو یا سه معیار بهترین نتیجه را می دهد؛ برای نمونه اول بر اساس ارزش، بعد در هر گروه بر اساس سرعت گردش. معیارهای انتخابی باید با نرم افزار انبار و ساختار گزارش گیری سازمان هماهنگ باشند.
ایجاد گروه ها و زیرگروه های کالا
وقتی معیارها مشخص شد، نوبت به ساختار درختی گروه ها می رسد. هر گروه اصلی می تواند چند زیرگروه داشته باشد. برای مثال، گروه مواد شیمیایی شامل زیرگروه های حلال ها، رقیق کننده ها و مواد پاک کننده می شود. این سلسله مراتب باید تا جایی ادامه پیدا کند که هر کالا فقط در یک گروه جا بگیرد. تعداد گروه ها هم باید متعادل باشد؛ نه آنقدر کم که هر گروه شلوغ شود، نه آنقدر زیاد که پیدا کردن مسیر سخت شود.
کدگذاری و نام گذاری کالاها
برای هر کالا یک کد یکتا تعریف می شود که ترکیبی از حروف و اعداد است و موقعیت آن در ساختار گروه ها را نشان می دهد. با این کد، هر کالا در سیستم انبار قابل ردیابی است و حتی اگر اسم آن تغییر کند، کد ثابت می ماند. این کد باید ساده، خوانا و قابل تلفظ باشد تا کارکنان به راحتی استفاده کنند.
تعیین محل مناسب برای نگهداری هر گروه
بر اساس اصول طبقه بندی کالا در انبار، هر گروه از کالاها باید در یک منطقه یا قفسه مشخص قرار گیرد. برای مثال، کالاهای پرفروش نزدیک به ایستگاه بسته بندی و کالاهای سنگین در طبقات پایین جانمایی می شوند. این مرحله، نقشه فیزیکی انبار را بر اساس منطق طبقه بندی شما شکل می دهد.
ثبت و به روزرسانی اطلاعات کالاها
سیستم طبقه بندی وسایل در انبار بدون به روزرسانی مداوم، بعد از چند ماه اعتبار خود را از دست می دهد. هر ورود و خروج باید همان لحظه در نرم افزار ثبت شود و کالاهای جدید هم در گروه درست جای بگیرند. بررسی دوره ای ساختار گروه ها نیز لازم است. چون تغییر تقاضا یا ورود محصول جدید می تواند اولویت ها را جابجا کند.